Uma ferramenta fundamental para um efetivo controle, otimização e redução de custos.
Em função do aumento de custos com impressão e integração dos equipamentos de impressão com a rede de computadores, os profissionais de TI, cada vez mais, necessitam otimizar o conjunto de equipamentos de impressão visando redução de custos e a melhora no desempenho. Assim, o software de controle de impressão surge como uma ferramenta fundamental, tornando sua adoção uma exigência para um efetivo controle, otimização e redução de custos.
Os usuários cada vez mais têm acesso a mais conteúdo e informações e continuam preferindo a comodidade do papel. Assim, gerando um número maior de impressões.
O IDC conclui que a produção, controle e a distribuição de documentos consomem cerca de 10% da receita bruta das empresas. O Gartner Group avalia que as empresas consomem 2% da receita bruta com despesas com impressão.
Geralmente não se tem uma noção clara do contingente total de equipamentos e não há um controle eficiente das despesas com impressão.
Em geral, impressoras, por estarem ligadas às redes de computadores, são administradas pelo TI, enquanto as copiadores e faxes são administrados por outros departamentos. Com o advento das multifuncionais, esta situação muda por completo, pois um único equipamento realiza todas as funções e ainda é ligado às redes de computadores.
Assim, o TI passa a ter um controle total do ambiente de cópias e impressões, envolvendo-se na escolha e implantação dos equipamentos e soluções para um melhor desempenho, integração, otimização e redução de custos. Neste cenário, o software de controle de impressão, torna-se um recurso primordial, que pode propiciar uma diminuição de despesas com impressão, que pode chegar a 45%, diminuindo o desperdício e otimizando o ambiente de impressão.
Além da economia proporcionada, um software de controle de impressão ainda melhora a segurança dos fluxos de documentos dentro da empresa, permitindo um substancial incremento do faturamento pela recuperação dos custos com cópias e impressões.